Eine gute Cateringanfrage entscheidet oft schon vor dem ersten Gespräch darüber, wie entspannt Ihre Eventplanung wird. Mit diesem Leitfaden zur Cateringanfrage erstellen Sie ein Briefing, das schnell zu einem passenden Angebot führt – ohne endlose Rückfragen, unklare Mengen oder Überraschungen kurz vor dem Event.
Ob Sommerfest, Messeauftritt, Geburtstag oder Team-Event: Ein Catering muss zum Anlass, zu Ihren Gästen und zum Ort passen. Je konkreter Sie die wichtigsten Infos liefern, desto gezielter kann ein Anbieter planen. Das spart Zeit auf beiden Seiten und bringt Sie schneller zu einer Lösung, die auf dem Event wirklich funktioniert.
Warum eine klare Cateringanfrage so viel ausmacht
Ein Catering ist mehr als Essen für eine bestimmte Gästezahl. Es geht um Abläufe, Platz, Stimmung und den Moment, in dem Ihre Gäste etwas in der Hand haben wollen. Bei einem Kundenevent zählt vielleicht ein auffälliges Konzept, auf einer Firmenfeier eine zügige Ausgabe und bei einer Gartenparty vor allem eine lockere Atmosphäre.
Eine Anfrage mit nur Datum und Personenzahl reicht deshalb selten aus. Fehlen Angaben zum Veranstaltungsort, zum Zeitfenster oder zur gewünschten Art der Versorgung, muss der Caterer Annahmen treffen. Das kann funktionieren, führt aber häufig zu Rückfragen und verzögert die Planung.
Ein klares Briefing bedeutet nicht, dass Sie jedes Detail vorab kennen müssen. Es reicht, wenn Sie transparent machen, was bereits feststeht und wo Sie noch flexibel sind. Gerade bei Locations, Gästezahlen oder Uhrzeiten ist eine realistische Einschätzung hilfreicher als vermeintliche Genauigkeit.
Leitfaden zur Cateringanfrage erstellen: Diese Infos gehören rein
Starten Sie mit den Eckdaten: Datum, Ort, Anlass und erwartete Gästezahl. Nennen Sie beim Datum auch, ob Aufbau und Abbau am selben Tag möglich sind und wann der Cateringbereich spätestens einsatzbereit sein soll. Für ein Food-Konzept mit Ausgabe vor Ort ist das Zeitfenster entscheidend.
Bei der Gästezahl lohnt sich ein kurzer Zusatz. Erwarten Sie beispielsweise 120 eingeladene Personen, aber erfahrungsgemäß kommen nur 90 tatsächlich, schreiben Sie das dazu. Handelt es sich um eine Messe oder einen Tag der offenen Tür mit wechselnden Besucherzahlen, ist statt einer festen Personenzahl die erwartete Frequenz pro Stunde oft aussagekräftiger.
Beschreiben Sie anschließend den Anlass in einem Satz. „Firmenfeier für zwei Abteilungen nach einem Workshop“ vermittelt etwas anderes als „öffentliches Promotion-Event in einer Fußgängerzone“. Der Anlass zeigt, wie lange Gäste bleiben, wie formell die Atmosphäre ist und ob das Catering Hauptprogrammpunkt oder unkomplizierte Begleitung sein soll.
Das passende Zeitfenster nennen
Viele Veranstaltungen haben keinen klassischen Essensbeginn. Bei einem Sommerfest kommen Gäste nach und nach, auf einer Messe entstehen Stoßzeiten und bei einer Abendfeier möchten viele direkt nach dem offiziellen Teil etwas essen. Schreiben Sie daher nicht nur „Catering ab 18 Uhr“, sondern erläutern Sie kurz den Ablauf.
Zum Beispiel: Die Gäste treffen ab 17:30 Uhr ein, die Begrüßung läuft bis 18 Uhr und von 18 bis 21 Uhr soll durchgehend Essen verfügbar sein. Damit lässt sich besser einschätzen, ob eine konzentrierte Ausgabe oder ein längeres Servicefenster sinnvoll ist.
Denken Sie auch an die Pausenplanung. Bei einem Workshop mit einer festen Mittagspause muss die Ausgabe schnell laufen. Bei einem lockeren Get-together darf das Angebot über mehrere Stunden als Treffpunkt funktionieren. Beides kann gut passen, stellt aber unterschiedliche Anforderungen an Personal, Mengen und Ablauf.
Location, Stellfläche und Zugang ehrlich beschreiben
Die beste Idee braucht einen Platz, an dem sie umgesetzt werden kann. Geben Sie an, ob Ihr Event drinnen, draußen oder an mehreren Orten stattfindet. Besonders hilfreich sind Hinweise zu Stellfläche, Zufahrt, Etage, Aufzug, Treppen und dem Abstand zwischen Ladezone und Veranstaltungsfläche.
Auch Strom, Wasser und Wetterschutz sollten Sie ansprechen, wenn sie relevant sind. Ein Indoor-Event in einem Büro braucht andere Voraussetzungen als ein Sommerfest auf einer Wiese. Sie müssen die technische Planung nicht selbst lösen – die Informationen helfen dem Caterer aber, früh die richtigen Fragen zu stellen.
Falls die Location noch nicht final bestätigt ist, sagen Sie es offen. Nennen Sie dann die Optionen oder beschreiben Sie, was voraussichtlich möglich sein wird. So erhalten Sie eine erste Orientierung, ohne sich vorschnell auf Details festzulegen.
Gäste, Wünsche und Essenssituation richtig einschätzen
Fragen Sie sich nicht nur, wie viele Menschen kommen, sondern auch, wer kommt. Sind Familien mit Kindern eingeladen? Treffen verschiedene Teams aus dem Büro aufeinander? Rechnen Sie mit internationalem Publikum oder Gästen, die direkt von einer langen Anreise kommen? Solche Hinweise helfen dabei, das Angebot zugänglich zu planen.
Wichtig sind auch bekannte Ernährungswünsche und Unverträglichkeiten. Sie brauchen keine vollständige Liste, bevor Sie anfragen. Wenn Sie aber bereits wissen, dass vegetarische oder vegane Optionen eine große Rolle spielen oder bestimmte Allergien berücksichtigt werden müssen, gehört das in das Briefing. Je früher diese Punkte auf dem Tisch liegen, desto sicherer wird die Planung.
Beim Mengenbedarf gibt es kein starres Rezept. Ein Mittagessen für Mitarbeitende benötigt meist eine andere Kalkulation als ein Snack-Angebot nach einem Sektempfang. Auch Uhrzeit, Eventdauer und Alternativen vor Ort spielen hinein. Teilen Sie deshalb mit, ob das Catering die Hauptmahlzeit sein soll oder ob es zusätzlich Kuchen, Buffet, Getränke oder weitere Food-Angebote gibt.
Budget ansprechen, ohne sich festzulegen
Viele Veranstalter lassen das Budget in der ersten Anfrage weg, weil sie sich Optionen offenhalten möchten. Das ist verständlich. Ein grober Rahmen kann jedoch helfen, schneller ein Angebot zu erhalten, das zu Ihren Vorstellungen passt.
Sie müssen keinen exakten Betrag nennen. Formulierungen wie „Wir planen mit einem klaren Kostenrahmen und wünschen eine kompakte Lösung“ oder „Wir möchten ein aufmerksamkeitsstarkes Angebot für etwa 150 Gäste“ geben bereits eine Richtung vor. Wenn Sie noch keinen Rahmen festgelegt haben, sagen Sie stattdessen, welche Priorität Sie setzen: kurze Wartezeiten, besondere Präsentation, lange Standzeit oder eine möglichst einfache Organisation.
Achten Sie darauf, was Sie beim Angebot brauchen. Soll es eine Komplettlösung mit Personal, Aufbau, Ausgabe und Abbau sein? Oder ist ein Teil der Organisation bereits durch Ihre Location abgedeckt? Gerade bei Firmenfeiern und größeren privaten Anlässen sorgt diese Klarheit dafür, dass Leistungen sinnvoll vergleichbar bleiben.
So formulieren Sie Ihre Anfrage konkret und freundlich
Eine gute Nachricht muss nicht lang sein. Sie darf direkt sein und trotzdem alle wesentlichen Punkte enthalten. Schreiben Sie kurz, was Sie planen, wann und wo es stattfindet, wie viele Gäste Sie erwarten und welche Art von Versorgung Sie sich vorstellen. Ergänzen Sie besondere Rahmenbedingungen und nennen Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
Ein möglicher Aufbau klingt so: „Wir planen am [Datum] eine [Art des Events] in [Ort] für etwa [Gästezahl] Personen. Das Catering soll von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] verfügbar sein und als [Hauptmahlzeit/Snack/Programmpunkt] dienen. Die Veranstaltung findet [indoor/outdoor] statt. Vor Ort sind [Strom, Stellfläche, Zugang oder Besonderheiten] vorhanden. Bitte senden Sie uns ein Angebot inklusive der gewünschten Serviceleistungen.“
Das ist keine starre Vorlage, sondern ein zuverlässiger Rahmen. Wenn Ihnen einzelne Angaben fehlen, lassen Sie sie nicht einfach weg. Ein kurzes „Die finale Gästezahl bestätigen wir zwei Wochen vorher“ ist für die Planung deutlich besser als Schweigen.
Typische Fehler, die Sie einfach vermeiden können
Der häufigste Fehler ist eine zu vage Gästezahl. „Ungefähr 50 bis 200 Personen“ macht eine belastbare Planung kaum möglich. Ist die Spanne wirklich so groß, erklären Sie den Grund und vereinbaren Sie einen Termin, bis zu dem Sie eine realistischere Zahl liefern können.
Ebenfalls problematisch sind knappe Zeitfenster ohne Ablaufplan. Wenn Gäste um 19 Uhr essen sollen, der Aufbau aber erst ab 18:45 Uhr möglich ist, muss das früh besprochen werden. Nicht jede Location erlaubt Anlieferungen jederzeit, und nicht jede Fläche eignet sich für eine Ausgabe mit hohem Andrang.
Vermeiden Sie außerdem Anfragen, die nur nach einem Gesamtpreis fragen. Catering ist eine Dienstleistung mit mehreren Bausteinen. Wer Anlass, Ort, Gäste und Zeitfenster mitliefert, bekommt meist schneller eine Antwort, die wirklich zum Event passt.
Nach dem Angebot: Die richtigen Punkte prüfen
Wenn das Angebot vorliegt, schauen Sie nicht nur auf den Gesamtbetrag. Prüfen Sie, welche Leistungen enthalten sind: Personal, Anfahrt, Aufbau, Abbau, Ausgabezeit, benötigte Infrastruktur und Optionen für besondere Ernährungswünsche. Bei offenen Punkten lohnt sich eine kurze Rückfrage, bevor Sie zusagen.
Besonders bei Events in Nordrhein-Westfalen, bei denen sich die Planung kurzfristig ändern kann, ist ein klarer Ansprechpartner Gold wert. Teilen Sie finale Gästezahl, Ablaufänderungen und Besonderheiten der Location rechtzeitig mit. So bleibt das Catering kein zusätzlicher Organisationspunkt, sondern läuft im Hintergrund, während Sie sich um Ihre Gäste kümmern.
WURST WE CAN steht für genau diese unkomplizierte Art von Eventverpflegung: ein klares Hot Dog Konzept, das bei Firmenfeiern, Promotions und privaten Feiern schnell verstanden wird und Gäste zusammenbringt.
Ihre Anfrage muss nicht perfekt sein. Sie muss nur die richtigen Fragen beantworten. Je klarer Anlass, Gäste, Ort und Ablauf beschrieben sind, desto eher wird aus einer ersten Nachricht ein Catering, das auf Ihrem Event genauso entspannt ankommt wie bei Ihnen in der Planung.